Rekrutering en retentie

Onlangs kreeg ik de volgende vraag van een HR-manager van een groeiende KMO: Hoe zorgen wij als bedrijf ervoor dat onze werknemers langer bij onze organisatie blijven werken? Hoe kunnen we de betrokkenheid van onze mensen vergroten?

Niet alleen het aantrekken van talent is dus belangrijk; ook het aanwezige talent behouden (retentie), is cruciaal voor de groei van een organisatie. Nochtans staan deze twee zaken niet los van elkaar. Een goed retentiebeleid begint immers bij een adequaat rekruteringsproces. Soms merk ik dat bedrijven omwille van een acute nood aan een bepaald profiel snel snel overgaan tot aanwerving. Hierbij is het risico dan ook groter dat reeds na een aantal maanden blijkt dat de aanwerving geen goede zaak geweest is. Noch voor het bedrijf, noch voor de persoon.

Hoe zorg je ervoor dat je rekruteringsproces aansluit bij je retentiebeleid? En dus: Hoe kan je door effectief te rekruteren ervoor zorgen dat je mensen langer in dienst blijven?

1. Voorzie een goede en realistische functieanalyse

Voorzie een duidelijke functieanalyse waarbij een helder en een zo volledig mogelijk beeld gecreëerd wordt van het doel van de functie, de bijhorende verantwoordelijkheden, de vereiste vaardigheden, belangrijke info over de organisatie aangevuld met de plaats in het organogram. Dit om verkeerde verwachtingen en interpretaties zoveel mogelijk te vermijden. Maak er een “realistic job preview” van: probeer de job dus zo realistisch mogelijk voor te stellen.

2. Doe aan proactieve rekrutering en denk aan je netwerk

Vooraleer er sprake kan zijn van een retentiebeleid, is het van belang om talenten aan te trekken in de organisatie. Een advertentie plaatsen en de reacties afwachten, volstaat al lang niet meer. Laat je in je rekrutering bijstaan door een partner die gespecialiseerd is in direct search en die dus aan proactieve rekrutering doet. Vergeet niet dat ook passief sourcen steeds belangrijker wordt: bouw dus een relatie op met mensen die niet actief naar een job op zoek zijn, ook op momenten dat er geen vacatures zijn.

3. Maak de organisatiecultuur voelbaar

Zodra verschillende kandidaten gespot zijn, is een gedegen selectieproces aan de orde. Laat de kandidaat met een aantal mensen uit de organisatie spreken, zodat de organisatiecultuur zoveel mogelijk voelbaar wordt voor de sollicitant.

4. Expliciteer het psychologisch contract

Wanneer een werknemer start bij een bedrijf, hebben zowel werknemer als werkgever tal van verwachtingen ten aanzien van deze arbeidsrelatie. Deze verwachtingen kunnen deels neergeschreven zijn, maar vaak zijn ze ook ongeschreven, als een geheel van interpretaties van zowel werknemer als werkgever. Deze wederzijdse verwachtingen krijgen in het vakjargon de naam “Psychologisch Contract”. Een verbreking van dit psychologisch contract betekent vaak het einde van een arbeidsrelatie. Immers, bepaalde verwachtingen worden niet ingevuld, wat leidt tot teleurstelling die gevolgd kan worden door ontslagname. Het is dan ook zeer belangrijk om tijdens het aanwervingsproces voldoende tijd te nemen om dit psychologisch contract zoveel mogelijk te expliciteren.

Maak onuitgesproken wederzijdse verwachtingen dus zoveel mogelijk expliciet. Vraag ernaar. Wat verwacht de sollicitant van de job, van het bedrijf en van de toekomst? Vertel ook wat de organisatie verwacht van de nieuwe werknemer.

5. Creëer ‘Candidate Ambassadorship’ via een positieve kandidaat-ervaring

Het is van essentieel belang dat een kandidaat een positieve ervaring opdoet tijdens het volledige rekruteringsproces. Enkel zo wordt de kandidaat een ambassadeur van je onderneming. Behandel iedere kandidaat dus als klant: ‘niet als iemand die voor jou mag werken, maar als iemand die voor jou moet willen werken’. Toon respect voor de kandidaat en zorg voor een goede ontvangst. Bedenk dat ook kandidaten vaak de keuze hebben tussen verschillende werkgevers. Net zoals werkgevers snel een eerste indruk hebben van een kandidaat, hebben kandidaten snel een eerste indruk van een bedrijf. En deze kan maar beter positief zijn! Een goed contact met de kandidaat van bij het begin vergroot de betrokkenheid eenmaal de kandidaat in dienst is.

6. Hire the will, not the skill

In plaats van te blijven volharden in de zoektocht naar die ene witte raaf, kan je je de vraag stellen of het mogelijk is een kandidaat tot een witte raaf te ontwikkelen. Vaak is een kandidaat met groeipotentieel en een sterke motivatie op relatief korte termijn evenwaardig aan een kandidaat met de juiste ervaring. Bespreek of de jobvereisten kunnen aangepast worden aan de talenten van de kandidaat (jobcrafting).

7. Zorg voor transparantie

Hanteer een zo transparant mogelijke communicatie tijdens het gehele rekruteringsproces. Dit creëert vertrouwen tussen je potentiële nieuwe werknemer en je organisatie.

8. Verhelder het arbeidscontract

Heb je eenmaal de juiste kandidaat geselecteerd, en bied je hem/ haar een contract aan, zorg er dan voor dat dit contract en de arbeidsvoorwaarden voor de kandidaat helemaal duidelijk zijn. Neem voldoende tijd om de details van de arbeidsvoorwaarden en extralegale voordelen te bespreken met je nieuwe werknemer.

9. Oriënteer en socialiseer de nieuwe medewerker

Zorg voor een goed onthaal in de organisatie. Een goed rekruteringsproces eindigt niet bij de ondertekening van het contract. Belangrijk is dat de nieuwe werknemer opgevolgd wordt en dat er regelmatig gesprekken plaatsvinden over werktevredenheid en wederzijdse verwachtingen. Toets af of de ‘realistic job preview’ effectief realistisch genoeg werd voorgesteld, en pas aan bij volgende rekruteringen indien nodig. Wanneer selectietesten werden afgenomen, kan dit een basis zijn voor een verder ontwikkelingstraject van de medewerker. Idealiter worden zowel mensen van de dienst Rekrutering als mensen van het lijnmanagement betrokken bij dit oriëntatie- en socialisatieproces van de nieuwe medewerker.

10. Denk aan je werkgeversmerk

Ontwikkel een duidelijk werkgeversmerk en een sterk imago. Je kan potentiële kandidaten binden aan je bedrijf door proactief de markt in te gaan met een sterk werkgeversmerk. Het onderhouden van je werkgeversmerk blijft een permanente opdracht. Een verwaarloosd of negatief werkgeversmerk stoot immers niet alleen kandidaten af, het kan ook je huidige medewerkers van je organisatie doen vervreemden. Zoek naar unieke kenmerken en troeven van je organisatie. Bevraag de eigen medewerkers.

Rekruteren is dus niet ‘het vinden van mensen’, maar wel het vinden van de juiste mensen door te kijken naar talent en potentieel enerzijds en naar wederzijdse verwachtingen en dus het psychologisch contract anderzijds. We zijn ervan overtuigd dat je – door deze 10 aspecten te respecteren in het rekruteringsproces – een goede basis legt voor een effectief retentiebeleid.

Dat hoef je als werkgever uiteraard niet alleen te doen. Laat je in het rekruteringsproces bijstaan door een professionele partner in rekrutering. Ook hier enkele vuistregels:

  • Kies een recruitment partner die dezelfde waarden uitdraagt als je organisatie. Op die manier zal de cultuurfit met de uiteindelijke kandidaat het grootst zijn.
  • Ontwikkel een partnership met je recruitment partner op lange termijn, zodat de recruiter je organisatie door en door kent. Investeer voldoende in intakegesprekken.
  • Bezorg je recruitment partner correcte en volledige info, zodat deze een actieve schakel kan opnemen in het vinden en behouden van talent voor je organisatie.

Bekijk wat CurVita voor jouw organisatie kan betekenen. Want jullie zoektocht naar talent, is alvast onze passie!